1. Información protegida

Consideramos información confidencial aquella relacionada con la contabilidad, las proyecciones financieras, las operaciones de financiamiento, las asociaciones, las adquisiciones y los planes de expansión o de negocio de ICA.

También comprende las políticas y prácticas comerciales y operativas, las controversias judiciales o administrativas, los cambios organizacionales y la investigación y desarrollo de nuevos proyectos.

Esta protección incluye la información personal de nuestros trabajadores, los listados de clientes y proveedores, las estructuras y políticas de precios, así como la propiedad intelectual e industrial, incluidos los secretos industriales, las marcas registradas, las patentes y los derechos de autor.

2. Seguridad y manejo de la información

El uso adecuado de la información es responsabilidad de cada persona que tiene acceso a ella. Quienes dirigen equipos de trabajo son corresponsables del manejo que sus colaboradores realizan y deben adoptar las medidas necesarias para cumplir las disposiciones de seguridad de la información.

El uso o la distribución de información confidencial o privilegiada sin autorización contraviene los lineamientos éticos y de conducta de ICA.

3. Uso y divulgación autorizada

La información confidencial o privilegiada no debe revelarse ni comunicarse a terceros, salvo que exista una razón de negocio que lo justifique y se cuente con la autorización correspondiente. En estos casos, debe notificarse por escrito al superior inmediato o al responsable de la información.

Cuando resulte necesario compartir información dentro de ICA, debe advertirse expresamente su carácter confidencial. Cuando se comunique a terceros, debe obtenerse una Carta Compromiso de Confidencialidad.

Está prohibido utilizar información confidencial o privilegiada para obtener un beneficio personal, directamente o mediante otra persona. Su uso indebido puede perjudicar los intereses de ICA y de sus grupos de interés, y dar lugar a las responsabilidades y medidas disciplinarias que correspondan.

4. Información privilegiada y operaciones con valores

La información no pública de ICA debe considerarse interna y no puede utilizarse para obtener lucro personal.

La política prohíbe aprovechar información confidencial o privilegiada para realizar operaciones con valores, así como compartirla con familiares, amistades u otras personas ajenas a dicha información para esos fines. Quienes tienen acceso a ella deben conocer y cumplir las disposiciones internas aplicables.

5. Requerimientos de información de autoridades

Los requerimientos de información formulados por autoridades gubernamentales deben presentarse por escrito y reunir los requisitos legales correspondientes.

Su atención debe seguir los procedimientos y autorizaciones internas aplicables, con intervención del superior inmediato, del área legal y de las demás partes involucradas, respetando las exigencias de los organismos reguladores a los que se encuentra sujeta la empresa.

6. Información confidencial de terceros y propiedad intelectual

ICA respeta los derechos de propiedad intelectual e industrial de otras organizaciones y exige que su personal actúe de la misma manera. No debe utilizarse indebidamente documentación o material protegido, ni copiarse o compartirse información confidencial sin comprobar previamente que existe autorización para ello.

Este deber incluye la protección de información perteneciente a organizaciones en las que nuestros trabajadores hayan prestado servicios anteriormente.

Los inventos, mejoras, innovaciones y desarrollos generados por el personal de ICA en relación directa con su trabajo y responsabilidades se consideran propiedad de la empresa, conforme a lo establecido en la política.

7. Cumplimiento y permanencia del compromiso

Salvaguardar la información confidencial o privilegiada es una obligación de quienes intervienen en su manejo, incluidos los órganos de dirección y administración, el personal, los auditores externos, los prestadores de servicios, los proveedores y los clientes de ICA.

Los trabajadores, contratistas, subcontratistas y entidades externas que tengan acceso a información privada y confidencial de la empresa deben formalizar su conocimiento y aceptación de la Política de Confidencialidad mediante la declaración correspondiente.

El deber de confidencialidad permanece después de finalizar la relación laboral o profesional con ICA. La desvinculación de la organización no autoriza a divulgar ni utilizar indebidamente la información a la que se tuvo acceso.